Dans chaque logement, il y a ce meuble. Un buffet, un secrétaire, une armoire, plein de papiers accumulés sur quarante ans. C'est la partie du débarras qui prend le plus de temps émotionnellement et qu'on est le plus tenté d'expédier.
Notre règle, sur tous les chantiers : les papiers ne partent jamais avec le reste. Ils sont mis de côté, regroupés, et remis à la famille — y compris quand ils sont mélangés à ce qui va au rebut. C'est le seul point sur lequel il ne peut pas y avoir d'approximation, parce qu'une erreur y est irréversible.
Le délai qui commande tous les autres
Commençons par la fin, parce que c'est ce qui détermine ce qu'il faut garder. L'administration fiscale dispose d'un droit de reprise sur les droits de succession.
Le délai est de trois ans lorsqu'une déclaration de succession a été déposée et enregistrée et que l'exigibilité des droits en résultait suffisamment, sans recherche ultérieure. Il passe à six ans dans les autres cas, notamment en l'absence de déclaration ou lorsque des recherches ont été nécessaires — biens omis, situation non clairement révélée. Et il peut atteindre dix ans en présence d'avoirs dissimulés à l'étranger.
Conséquence pratique : conservez l'ensemble des pièces de la succession — déclaration, acte de notoriété, inventaire, évaluations, relevés bancaires proches du décès, factures de frais funéraires — pendant au moins six ans après le décès. C'est le chiffre à retenir.
Les durées courantes
Pour le reste, les durées légales de conservation s'appliquent normalement, en partant de la date des documents.
Les quittances de loyer et le bail : trois ans après la fin de la location. Les factures d'électricité, de gaz et d'eau : cinq ans. Les factures de téléphone et d'internet : un an. Les relevés bancaires et talons de chèques : cinq ans. Les avis d'imposition et justificatifs déclaratifs : jusqu'à la fin de la troisième année suivant l'année d'imposition. La taxe foncière et la taxe d'habitation : un an. Les contrats d'assurance et quittances : deux ans après résiliation.
Les factures de travaux méritent une attention particulière : cinq ans pour des travaux courants, mais dix ans pour ce qui relève de la garantie décennale. Si le défunt avait fait refaire une toiture, une charpente ou une installation lourde, cette facture a une valeur pour l'acquéreur du bien.
Ce qui se garde à vie
Les actes d'état civil — naissance, mariage, décès —, le livret de famille, le contrat de mariage, les jugements de divorce, les actes d'adoption, les jugements en général. Les actes notariés et les titres de propriété. Les diplômes.
Les bulletins de salaire et certificats de travail méritent d'être conservés, en pratique, sans limite : ils servent à reconstituer une carrière, ce qui peut compter pour une pension de réversion.
Le dossier médical détenu par un établissement de santé se conserve vingt ans à compter du dernier séjour ; lorsque le décès survient moins de dix ans après ce séjour, il est conservé jusqu'à dix ans après le décès.
La méthode qui rend le tri supportable
Ne triez pas dans le logement. C'est la seule recommandation que nous faisons systématiquement. Trier des papiers de famille debout, dans un logement vide, avec une équipe qui attend, est une épreuve inutile et c'est là que les erreurs se produisent.
Mettez tout dans des cartons, emportez-les, et triez chez vous, plus tard, quand ce sera possible. Trois ou quatre cartons de papiers représentent un encombrement gérable et une décision qu'on peut repousser sans conséquence.
Un dernier point, appris à force : les documents importants ne sont pas dans le classeur marqué « important ». Ils sont dans une enveloppe glissée dans un livre, sous une pile de magazines, au fond d'un tiroir de cuisine. C'est la raison pour laquelle nous ouvrons chaque meuble avant de le sortir, et pourquoi un débarras fait correctement ne peut pas aller très vite.
C'est le point sur lequel nous ne transigeons pas : papiers, photos et documents sont systématiquement mis de côté et remis à la famille. Notre méthode est décrite sur on vide votre appartement après succession.
Information générale. Cet article décrit les règles applicables au cas courant. Chaque succession a ses particularités — régime matrimonial, testament, indivision, dettes. Seul le notaire chargé du dossier peut dire ce qui s'applique à votre situation.